Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Incentives

2017-12-01 08:02

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“ – Eine Lebensweisheit, auf die auch in der Unternehmenspraxis oft zurückgegriffen wird, beispielsweise wenn man bei Geschäftspartnern für etwaige spätere Aufträge in Erinnerung bleiben oder sich für die gute Zusammenarbeit bedanken möchte. Ebenso bedanken sich Arbeitgeber bei ihren Angestellten für gute Leistungen gerne mit einer Kleinigkeit oder sie machen ein Geschenk zum Geburtstag.

Geschenke sind in steuerlicher Hinsicht ein komplexes Thema – einerseits auf Seiten des Zuwendenden, für den sich die Frage stellt, ob und in welcher Höhe er die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen kann; andererseits auf Seiten der Zuwendungsempfängers, der die Sachzuwendung möglicherweise als Einnahme beziehungsweise geldwerten Vorteil versteuern muss.

Bei der steuerlichen Beurteilung ist zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise sonstigen Nichtarbeitnehmern und den Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer zu unterscheiden.

1. Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise Nichtarbeitnehmer

a) auf der Seite des Zuwendenden

aa) Betriebsausgabenabzug

Für den Zuwendenden ist es insbesondere interessant, ob die Kosten für die Sachzuwendung als Betriebsausgabe steuermindernd berücksichtigt werden.

So werden Ausgaben für Geschenke an Geschäftsfreunde nur unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgabe anerkannt:

Betriebliche Veranlassung

Nur Zuwendungen an Dritte, für die es eine betriebliche Veranlassung gibt, können als Betriebsausgabe angesetzt werden. Nicht erforderlich ist hingegen, dass ein Geschenk als Werbeträger gekennzeichnet sein muss. Es können daher auch Geldgeschenke und Geschenkgutscheine verschenkt werden.

Gesetzlicher Höchstbetrag von 35 Euro

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden und weitere nicht eigene Arbeitnehmer können nur bis zur Höhe von zusammengerechnet 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Zu den Kosten eines Geschenks zählen dabei auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger sowie die Umsatzsteuer, sofern das schenkende Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Hingegen werden echte Verpackungs- und Versandkosten nicht angesetzt. Liegen die Aufwendungen für die Geschenke darüber, scheitert der Betriebsausgabenabzug völlig, da es sich bei der 35-Euro-Grenze nicht um einen Freibetrag sondern um eine Freigrenze handelt. Allerdings ist bei der Prüfung der 35-Euro-Freigrenze aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Übernimmt der Zuwendende für den Beschenkten die Versteuerung als Einnahme, ist die übernommene Steuer also nicht mit einzubeziehen.

Hinweis: Die 35-Euro-Grenze findet bei Gegenständen, die ausschließlich beruflich und nicht privat genutzt werden können, keine Anwendung. So darf zum Beispiel ein Arztkoffer für einen Arzt oder ein Spezialwerkzeug für einen Handwerker auch dann steuermindernd abgezogen werden, wenn die Aufwendungen die 35-Euro-Grenze überschreiten.

Richtige Aufzeichnung

Die Aufwendungen für Geschenke werden nur dann als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. Dies bedeutet die Aufzeichnung auf einem besonderen Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung. Die Belegablage allein genügt hingegen nach der Rechtsprechung nicht. Gleichzeitig muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Letzteres ist lediglich entbehrlich, wenn im Hinblick auf die Art des Geschenks wie bei Taschenkalendern, Kugelschreibern und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird.

Nur wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, sind die Aufwendungen für ein Geschenk als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Abschließend ist zu beachten, dass die beschriebenen strengen Voraussetzungen nur gelten, wenn es sich bei einer Ausgabe überhaupt um ein Geschenk im steuerlichen Sinne handelt. Keine Geschenke sind beispielsweise Preise anlässlich eines Preisausschreibens, sodass hier auch Preise mit einem höheren Wert als 35 Euro vergeben werden können. Ebenfalls in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig sind betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.

Der Zuwendende hat aber oftmals nicht nur seinen Betriebsausgabenabzug im Blick. Vielmehr ist es für ihn auch wichtig, ob der Beschenkte durch die Zuwendung steuerlich belastet sein kann. Übersteigt der Wert des Geschenks die 35-Euro-Grenze nicht, so gibt es hier regelmäßig keine Probleme. Ein unangenehmer Nebeneffekt von teureren Geschenken an Geschäftsfreunde war in der Vergangenheit jedoch, dass bei einer Sachzuwendung über 35 Euro nicht nur der Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen war, sondern dass der Zuwendungsempfänger die gesamte Zuwendung als geldwerten Vorteil zu versteuern hatte. Es war dem Zuwendenden nicht möglich, durch eine Steuerübernahme dem Zuwendungsempfänger diese Unannehmlichkeit zu ersparen. Seit 1. Januar 2007 kann der Zuwendende nun die Steuer des Empfängers durch eine pauschale Einkommensteuer übernehmen. Im Detail gilt:

ab) Pauschalierungsmöglichkeit, mit der der Zuwendende die Einkommensteuer des Beschenkten pauschal übernehmen kann

Seit 1. Januar 2007 gibt es die freiwillige Möglichkeit einer gesetzlich abgesicherten Pauschalierung mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) durch den Zuwendenden (Paragraf 37b Einkommensteuergesetz (EStG)).

Die Pauschalierung nach Paragraf 37b Absatz 1 EStG findet hiernach Anwendung auf Geschenke aber auch auf Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin erbrachten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Damit werden sämtliche Sachzuwendungen von der Pauschalierungsmöglichkeit erfasst, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung nach den oben dargestellten Grundsätzen als Betriebsausgabe abziehen darf. Die Übernahme der Pauschalsteuer ist aus Sicht des pauschalierenden Steuerpflichtigen Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger. Die Pauschalsteuer ist folglich als Betriebsausgabe nur dann abziehbar, wenn der Schenker die Sachzuwendung in vollem Umfang nach den oben genannten Grundsätzen (insbesondere unter Berücksichtigung der 35-Euro-Grenze) als Betriebsausgabe abziehen kann.

Von Paragraf 37b EStG werden nur solche Zuwendungen erfasst, die betrieblich veranlasst und die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Paragraf 37b EStG begründet keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den einkommensteuerrechtlichen Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl.

Als Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung wird auf die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer abgestellt.

In die Bemessungsgrundlage nach Paragraf 37b Absatz 1 und 2 EStG sind alle Zuwendungen einzubeziehen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Demzufolge sind Zuwendungen an beschränkt und unbeschränkt steuerpflichtige Empfänger auszuscheiden, die nach den Bestimmungen eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses nicht der inländischen Besteuerung unterliegen oder die dem Empfänger nicht im Rahmen einer Einkunftsart zufließen. Für Zuwendungen, die nicht in die Bemessungsgrundlage des Paragraf 37b EStG einzubeziehen sind, hat der Zuwendende neben den für den Betriebsausgabenabzug bestehenden Aufzeichnungspflichten zusätzlich durch geeignete Aufzeichnungen darzulegen, dass diese Zuwendungen beim Empfänger nicht steuerbar und steuerpflichtig sind. Die Empfänger der Zuwendungen müssen auf Verlangen der Finanzbehörde genau benannt werden können.

Die Pauschalierung kann nicht angewandt werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt den Bruttobetrag von 10.000 Euro übersteigen oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.

Beispiel:

Erhält ein Geschäftsfreund drei Zuwendungen von je 4.000 Euro, ist die Pauschalierung nicht nur auf die ersten beiden Zuwendungen anwendbar, sondern auch die Hälfte der Aufwendungen für die dritte Zuwendung muss in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden. Erhält ein Geschäftsfreund jedoch eine Zuwendung im Wert von 12.000 Euro, ist die Pauschalierung auf diese Zuwendung insgesamt nicht anwendbar.

Bei bestimmten Geschenken, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Zur Aufteilung der Gesamtaufwendungen hat die Finanzverwaltung zwei Erlasse herausgegeben, die Vereinfachungsregel für die Berechnung des Geschenkanteils enthalten (BMF-Schreiben vom 22.8.2005, BStBl. I S. 845 und BMF-Schreiben vom 11. Juli 2006, BStBl. I Seite 447). Nur der danach pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach Paragraf 37b EStG zugrunde zu legen.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Dritten gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Dies verlangt eine einheitliche Handhabung für alle betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden aber auch alle Geschenke unterhalb der 35-Euro-Freigrenze. Lediglich Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen, sind als Streuwerbeartikel anzusehen und fallen daher nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift. Gleiches gilt für die Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen.

Hinweis: In einer Entscheidung vom 16. Oktober 2013 urteilte der BFH, dass Paragraf 37b EStG für alle Geschenke zur Anwendung kommt, also auch für unter zehn Euro liegende Streuwerbeartikel. Die Finanzverwaltung folgt dem jedoch nicht. Nach dem BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 werden Streuwerbeartikel aus dem Anwendunsbereich des Paragraf 37b EStG herausgenommen.

Trotz der gebotenen Einheitlichkeit der Wahlrechtsausübung ist es allerdings möglich, die Pauschalierung nur gegenüber Dritten, nicht aber gegenüber Arbeitnehmern anzuwenden oder umgekehrt. Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung kann auch im laufenden Wirtschaftsjahr, spätestens in der letzten Lohnsteueranmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung getroffen werden. Macht der Schenker von der Pauschalierung Gebrauch, ist er verpflichtet, den Beschenkten hierüber zu unterrichten.

Die Frage, wie hinsichtlich der zu entrichtenden Kirchensteuer zu verfahren ist, regelt ein Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. Dezember 2006 (BStBl. I 2007, Seite 76).

Wichtig: Durch eine zum 1. Januar 2009 in Kraft getretene Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung sind gemäß Paragraf 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden auch von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt, soweit die Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind.

b) auf der Seite des Zuwendungsempfängers

Oberhalb der Zehn-Euro-Grenze sind die Zuwendungen grundsätzlich als geldwerte Vorteile zu versteuern. Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn der Schenker von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung Gebrauch gemacht hat (vergleiche 1.a.ab). Durch die Pauschalversteuerung wird der Zuwendungsempfänger aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Dies gilt auch, soweit der Zuwendungsempfänger körperschaftsteuerpflichtig ist.

2. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer war die Steuerübernahme durch den Arbeitgeber schon immer möglich. Es gab allerdings keinen Pauschalsteuersatz, so dass die Versteuerung mit dem Netto-Steuersatz zu erfolgen hatte, der eine Größenordnung von 100 Prozent erreichen konnte. Seit 2007 kann der Arbeitgeber nun die Steuer des Arbeitnehmers durch eine pauschale Einkommensteuer übernehmen. Es gilt danach Folgendes:

a) Auf der Seite des Zuwendenden (Arbeitgeber)

Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind stets als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Mit Blick auf die lohnsteuerliche Belastung des Arbeitnehmers, die für Sachbezüge oberhalb der 44-Euro-Freigrenze anfällt (s. hierzu unten), bestand für den Arbeitgeber schon bisher die Möglichkeit der Steuerübernahme durch individuelle Besteuerung. Seit 1. Januar 2007 ist die freiwillige Möglichkeit einer gesetzlich abgesicherten Pauschalversteuerung der Sachzuwendungen mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer), Paragraf 37b Absatz 2 EStG, hinzugekommen. Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Arbeitgeber in der Lohnsteueranmeldung anzugeben und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Pauschalierung ist allerdings nur in den Fällen zugelassen, in denen die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem zwischen den Beteiligten ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die eventuell steuergünstige Umwandlung von regulär zu besteuerndem Arbeitslohn in pauschal zu besteuernde Sachzuwendungen wird damit ausgeschlossen. Gleiches gilt für einen Gehaltsverzicht. Besteuerungsgrundlage sind Zuwendungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Kalenderjahr erbracht werden. Bei bestimmten Zuwendungen, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Nur der nach den hierzu ergangenen BMF-Erlassen pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach Paragraf 37b EStG zugrunde zu legen.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Arbeitnehmern gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Allerdings werden steuerfreie Sachbezüge innerhalb der 44-Euro-Freigrenze hier nicht miteinbezogen. Ebenso sind Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen sowie die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalierung einzubeziehen. Auch Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten anzusehen sind, sind nicht in die Pauschalierung einzubeziehen, soweit deren jeweiliger Wert 60 Euro nicht übersteigt.

Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung ist spätestens bis zu dem für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin (28. Februar des Folgejahres) zu treffen. Nach einer Verfügung der OFD Rheinland vom 28. März 2011 (DStR Heft 22, Seite 1085) kann in Fällen, in denen bisher noch keinerlei Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer pauschal besteuert wurden und entsprechende Sachverhalte im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung erstmals festgestellt werden, das Wahlrecht (erstmalig) noch ausgeübt werden.

Da die Übernahme der Pauschalsteuer aus Sicht des pauschalierenden Zuwendenden Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger ist, ist die Pauschalsteuer bei Zuwendungen an Arbeitnehmer des Schenkers stets als Betriebsausgabe abziehbar.

Hinweis:

Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer von einem Dritten erhalten hat, können nicht von seinem Arbeitgeber nach Paragraf 37b EStG pauschal besteuert werden. Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen. Macht er von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch, ist der Arbeitgeber für diesen sogenannte Lohn von Dritter Seite zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.

Wichtig: Die Pauschalversteuerung führt nicht zur Sozialversicherungsfreiheit der Zuwendung. Zwar sind nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung gemäß Paragraf 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt. Diese umfasst jedoch keine Freistellung von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung bei Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer sowie an Arbeitnehmer eines Unternehmens, das mit dem zuwendenden Unternehmen innerhalb eines Konzerns verbunden ist.

b) auf der Seite des Zuwendungsempfängers (Arbeitnehmer)

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind prinzipiell wie Barlohnzahlungen zu versteuern. Hat der Schenker die Pauschalversteuerung nach den oben dargestellten Grundsätzen gewählt, wird der Zuwendungsempfänger allerdings aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Nicht jedoch – wie ursprünglich gehofft – aus der Sozialversicherungspflicht.

Ausnahmsweise sind die Zuwendungen bis zu einer Freigrenze von 44 Euro monatlich beim Empfänger überhaupt nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn es sich um einen sogenannten Sachbezug handelt. Während bei der steuerlichen Beurteilung von Geschenken an Nichtarbeitnehmer nicht danach unterschieden wird, ob es sich um eine Sachzuwendung, ein Geldgeschenk oder einen Geldgutschein handelt, muss bei Geschenken an Arbeitnehmer folglich beachtet werden, dass von der Steuerfreiheit ausdrücklich nur Sachbezüge erfasst werden. Geldgeschenke fallen hierunter grundsätzlich nicht. Nach drei Urteilen des Bundesfinanzhofs vom 11. November 2010 können neuerdings auch Geschenkgutscheine, die auf einen Geldbetrag ausgestellt sind (zum Beispiel ein Buchgutschein), bis zur Freigrenze von 44 Euro pro Monat als steuer- und abgabenfreier Sachbezug gelten. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitnehmer ein Wahlrecht hat. Dies gilt dann, wenn er zwischen der Sache und der Auszahlung des Barbetrags in Höhe des Sachwertes wählen kann. In diesem Fall liegt stets steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, auch wenn der Arbeitgeber letztlich die Sache zuwendet.

Hinweis:

Sogenannte Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, unterliegen ohnehin grundsätzlich nicht der Steuer. Als Aufmerksamkeiten gelten Zuwendungen des Arbeitgebers, die nach ihrer  Art und nach ihrem Wert Geschenken entsprechen, die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden. Dies sind Sach-zuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, zum Beispiel Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.

3. Fazit

Letztlich hat der Zuwendende nach den aktuellen Regelungen ein Wahlrecht, ob er die Zuwendungen überhaupt nicht, individuell (bei Arbeitnehmern) oder pauschal versteuern will. Zur Vermeidung von missbräuchlicher Gestaltung soll der zuwendende Steuerpflichtige sein Wahlrecht zur Pauschalierung für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres innerhalb der jeweiligen Gruppe jedoch nur einheitlich ausüben können. Das Wahlrecht wird durch die Anmeldung der Pauschalsteuer ausgeübt und kann nicht widerrufen werden.

Die ausführlichen Details zur Anwendung der Pauschalbesteuerung hat das Bundesfinanzministerium in einem Erlass vom 19. Mai 2015 geregelt.

Quelle: https://www.stuttgart.ihk24.de

Zurück